Olen viime aikoina herännyt pohtimaan kuluuko aikani siten kuin haluaisin? Ohjaako aika minua vai toisinpäin? Töissä kalenterini täyttyy helposti palavereista ja työtehtävistä, ja sähköpostitulva katkaisee työskentelyn jatkuvasti. Työpäivät ovat usein sirpaleisia ja keskittyminen häiriintyy tämän tästä. Vapaa-aikakin uhkaa täyttyä viimeistä hetkeä myöden. Apua! Tuntuu, että aika ei riitä.
Ajankäytön suunnittelulla oman työn kehittämiseen
Olen alkanut nähdä selviä yhtäläisyyksiä ”kattellaan huomenna” -asenteeni ja jatkuvan viime hetken kiireen välillä. Ongelmahan ei ole aika, vaan se miten hallitsen omaa ajankäyttöäni. Jotta oma vireystasoni säilyy, enkä huku liialliseen touhuamiseen, on minun suunniteltava ajan käyttöä. Ajan hallintahan on yhtä kuin ajan käytön suunnittelu. Oikea ajankäytön suunnittelu taas on pitkälti sama asia kuin itsensä johtaminen. Itsensä johtaminen taas on lähes sama kuin oman työn kehittäminen. Voila!
Olen yrittänyt analysoida ajankäyttöni seuraavien kysymysten kautta:
- Pääsenkö työpäivän aikana itselleni asettamiini tavoitteisiin?
- Olenko aikaoptimisti vai aikapessimisti?
- Toimiiko itsekurini työtehtävissä?
- Kuinka käsittelen työpäivän aikana eteen tulevia keskeytyksiä?
- Kuinka reagoin yllättävissä tilanteissa?
- Miten erotan tärkeät ja vähemmän tärkeät tehtävät toisistaan?
- Jääkö minulle riittävästi rentouttavaa vapaa-aikaa?
3 x 5 = 15
Jo asioiden pohtiminen auttaa ajan hallinnassa. Vielä parempi, jos ryhtyy sanoista tekoihin. Vapaa-ajalleni olen kehittänyt rutiineja, joilla saan lisää minuutteja päiviini. Hyväntuulisempi iltaminäni esimerkiksi organisoi jo illalla töihin lähtöä ja seuraavaa päivää. Näin huomattavasti äreämpi aamuminäni saa herätä rauhassa ja lähteä töihin kiireettömämmin. Mietin myös jokaiselle päivälle kolme tärkeintä asiaa, jotka pitää saada hoidettua. Kolme hyödyllistä asiaa päivässä tarkoittaa vähintäänkin viittätoista hyödyllistä asiaa viikossa! Lähipiirini saattaa naureskella rutiini-intoilulleni, mutta minusta kuitenkin tuntuu kuin olisin löytänyt lisäminuuttien lisäksi myös rennompaa asennetta päiviini.
Toisaalta niinä päivinä, kun tuntuu, että työpäivä meni säheltämiseksi, yritän olla itselleni armollinen. Asiantuntijan mukaan nimittäin neljä tehokasta tuntia riittää tekemään työpäivästä hyvän.
Hannemari Niemi
